Följ Aareon Sverige AB

Så hittade bostadsbolaget hem med smartare teknik

Nyhet   •   Okt 15, 2019 09:00 CEST

Ny teknik kan betyda nya möjligheter.

Det fick Uppsalahem uppleva när de började jobba med Aareon Incit Xpand från Aaeron Nordic, ett system för teknisk- och ekonomisk fastighetsförvaltning.

– Vi har blivit betydligt effektivare och fortsätter jobba med att konkretisera sådant vi vill förbättra ännu mer, säger Arda Gürler, verksamhetsutvecklare hos Uppsalahem.

När solen går upp och hyresgästerna sätter på morgonkaffet är processerna i det kommunala bostadsbolaget redan i full gång. Det handlar om allt från akuta utryckningar när en toalettstol eller ett avlopp behöver åtgärdas till vardagliga saker som kontraktsskrivningar, hyresaviseringar och underhåll av Uppsalahems drygt 17 000 bostäder.

– Vi gör så himla mycket saker varje dag. Till exempel städar vi nästan 1 100 trapphus varje vecka och vi får in flera hundra olika ärenden varje dag. Vi beställer också flera tusen jobb externt varje månad, så det är många händelser som ska hanteras, berättar Arda Gürler.

Inga utrymmen för misstag

Det är ett komplicerat pussel där stora mängder information behöver flöda mellan många personer för att logistiken ska fungera. Och det finns inga utrymmen för misstag. Varje enskild servicebegäran och varje beslut kan påverka vardagen för människor som valt att bo hos Uppsalahem. Här har Aareon Incit Xpand blivit ett viktigt verktyg.

– I dag kanske det är en kund som vill göra en felanmälan, i morgon vill någon kolla när underhållet av en teknisk komponent i ett värmesystem senast gjordes. När all den informationen finns i ett och samma system blir den lättare att hitta, säger Arda Gürler.

Säkrare information

En viktig del av ett bostadsbolags löpande arbete är att uppfylla och förhålla sig till olika myndighetskrav, ett exempel är radonmätning som behöver ske enligt tydliga anvisningar. Processen involverar ett stort antal personer och mängder av information från flera håll som ska sammanställas.

– Om man sitter i en excelfil och har ett manuellt register som skickas mellan kollegor blir informationen snabbt inaktuell och informationen osäker. Om du har tolv förvaltare som gör ändringar i just sina filer och massmejlar dessa så blir det snabbt många olika versioner, säger Arda Gürler.

I dag är problemet ur världen.

– Med hjälp av Aareon Incit Xpand får vi kontroll. Så fort ändringar förs in i systemet blir det synligt för alla.

”Ett system – inte flera”

Mikael Svensson, försäljningsdirektör vid Aareon Nordic, är stolt över hur Aareon Incit Xpand möter de krav som ställs av Uppsalahem:

– Aareon Incit Xpand täcker många av behoven som de har i verksamheten. Det innebär att de inte behöver ha massa olika separata lösningar och integrationer mellan olika system.

– Det som också gör vårt system unikt är att vi har en väldigt hög grad av automatisering, det vill säga att en kund kan jobba effektivt och säkerställa att systemet fungerar bra och täcker hela processer från start till mål, säger han.

Mobila lösningar

I Aareon Incit Xpand har Uppsalahem också hittat mobila funktioner som underlättar det dagliga arbetet ute på fältet. Och det gör skillnad för hyresgästerna.

– Systemet har ett mobilt gränssnitt som används av många yrkesgrupper där vi kan hantera reparationer, fånga upp avvikelser i vår skötsel och besiktiga lägenheter från mobiltelefon eller läsplatta. Vi ser allt som är beställt till en bostad på en plats och systemet hjälper oss också att hålla koll på vem som gör vad i vilket område, berättar Arda Gürler.

Optimerad resursplanering

Med nästan 300 anställda och samarbete med ett 80-tal externa företag finns många möjliga kombinationer för vem som ska utföra ett uppdrag. I Aareon Incit Xpand finns möjligheter att hålla koll och optimera resursplaneringen.

– Låt säga att jag som beställare, assistent eller förvaltare vill lägga ett reparationsjobb hos en hyresgäst på en intern fastighetstekniker, då känner systemet av utifrån vald kund vem som är fastighetstekniker på dennes område. Skulle jobbet behöva skickas externt till en rörmokare väljer vi bara funktion i systemet och då föreslås aktuell ramavtalspartner. Vi blir effektivare och kan jobba säkrare, berättar Arda Gürler.

I framkant när det gäller förvaltning

Uppsalahem har använt Aareon Incit Xpand sedan 2004. De har genom åren lagt ner mycket tid och kraft på att utveckla systemet till vad det är i dag, något som har placerat Uppsalahem i framkant när det gäller förvaltningen.

– Vi har ett kraftfullt system som kan göra väldigt mycket, men det krävs att man som kund tar ett stort ägandeskap. Uppsalahem har en IT-avdelning som är väldigt engagerade och har en hög kunskap i hur Aareon Incit Xpand fungerar, säger Mikael Svensson.

Aareon Nordics VD Niclas Oddsberg håller med:

– Receptet bakom Uppsalahems framgångar är deras förståelse för förändringsledning, anpassning av befintliga processer och val av systemstöd. Det är inte av en slump som de är en av de kunder vi gärna bjuder in när vi diskuterar idéer om framtida investeringar inom digital innovation för fastighetsbranschen, säger han.

Kommentarer (0)

Lägg till kommentar

Kommentera

Genom att skicka din kommentar accepterar du att dina personuppgifter behandlas i enlighet med Mynewsdesks Integritetspolicy.