Gå direkt till innehåll
Incit Inspirerar
Incit Inspirerar

Blogginlägg -

Incit Inspirerar = Inför byte av affärssystem – Implementering av affärssystem

IMPLEMENTERING AV SYSTEMET

Ett nytt affärssystem har valts och arbetet med implementeringen kan börja. Det är en spännande men krävande fas för både projektgruppen och ledningen. Planering och förankring är avgörande för en lyckad implementering.

LEDNINGENS STÖD ÄR VIKTIGT

Nu är det viktigare än någonsin att ledningen ger projektdeltagarna möjlighet att göra ett bra jobb. Ledningen ska visa sitt engagemang och stötta med råd och tankar. Det är även ledningens uppgift att fortsätta berätta för hela företaget hur viktigt systembytet är.

Ledningen fattar beslut om komplettering av fler funktioner eller andra förändringar. Det är viktigt att hålla sig till planen och inte låta projektet svälla alltför mycket.

PROJEKTLEDARE OCH PROJEKTGRUPP

Ofta är projektledaren och projektgruppen desamma som under upphandlingen men det är inte säkert. Vissa deltagare kanske byts ut när systemet ska implementeras. Det är fortfarande lika viktigt att deltagarna är personer som kommer att jobba med systemet i förvaltningsskedet. De ska även vara duktiga på att fånga upp idéer från verksamheten.

I början av implementeringsfasen bör projektgruppen identifiera risker tillsammans med leverantörens projektledare. På så sätt kan hinder undanröjas innan de ens har uppstått. Flera gånger under processen kommer det att kännas trögt. Då är det viktigt att påminna sig själv om syftet och målsättningarna. Var inte rädda för att be ledningen om råd och stöd.

REKRYTERA DELTAGARE OCH AMBASSADÖRER

Projektgruppen driver implementeringen men mindre projektgrupper ansvarar för olika funktioner eller processer. Rekrytera engagerade medarbetare till detta arbete. Få med ”superusers” av det gamla systemet för att lära av deras kunskap och få dem positivt inställda.

Projektdeltagarna blir automatiskt ambas¬sadörer för det nya systemet. Rekrytera fler ambassadörer genom att hitta inflytelserika personer utanför projektgrupperna. Ge dem extra information och be dem att sprida kunskap om projektet.

SKAPA EN TYDLIG PROJEKTPLAN

Grundförutsättningen för en lyckad imple¬mentering är en tydlig och realistisk projektplan. Det är projektledaren som ansvarar för denna. Projektplanen ska svara på föl¬jande frågor:

  • Vilka roller finns i projektgruppen och de mindre projektgrupperna?
  • Vilket ansvar har projektledare, projektdeltagare och ledning?
  • Vilka viktiga milstolpar finns i projektet? Hur ser tidplanen ut?
  • Vilket är syftet och vilka mål finns? Dessa ska vara tydligt definierade redan före upphandlingen.
  • Vilken budget finns? Denna skapades under upphandlingen men kan behöva revideras.
  • Vilka är de största riskerna? Hur bemöter vi dem?
  • Hur hanteras önskemål om ny funktionalitet som inte har planerats?
  • Vilken inverkan har ändrade krav och önskemål på tidplan och budget? Etablera en tydlig process för förändringshantering.
  • HUR LÅNG TID TAR DET

    Om företaget byter ut de flesta systemen, tar projektet någonstans mellan nio och tolv månader. En mindre förändring kan ta allt mellan tre och nio månader. Eftersom hela företaget påverkas, krävs noggrann planering för att allt ska flyta på. Projektledarens ansvar är att skapa en tidplan och se till att projektet följer denna. Bestäm om det nya systemet implementeras stegvis eller på en gång.

    Tidigare nämndes att tid och resurser internt ofta missbedöms. I implementeringsfasen medför ett sådant misstag allvarliga konsekvenser i form av uppskjuten lansering, sviktande engagemang och svällande kostnader. Det är ledningens ansvar att ge rätt förutsättningar.

    I ett omfattande förändringsarbete behöver projektledaren fokusera helt på projektet. Mindre förändringar tar kortare tid och projektledaren kan göra sitt jobb på deltid. Går det inte att avsätta tillräckligt med tid och resurser? Då bör ni vänta med hela projektet. Risken är annars att målsättningarna inte uppnås.

    FÖLJ PLANEN

    En viktig del av implementeringen är att fånga upp verksamhetens kunskap och åsikter. De kan förbättra processer och funktionalitet avsevärt. Men hur hanteras förslag som innebär större förändringar och som inte har planerats till lanseringen?

    Det är viktigt att hålla sig till kravspecifika¬tionen eftersom alltför stora avvikelser försenar och fördyrar implementationen. Detta kräver tydliga ramar för implement¬eringsfasen, en bestämd projektledare och en stöttande ledning.

    Ämnen

    Regioner


    Aareon Sverige AB ingår i Aareonkoncernen som är marknadsledaren i Europa av heltäckande affärssystem för fastighetsägare. Vi hjälper fastighetsorganisationer att öka kundfokus och lönsamhet. Det gör vi med stöd av Aareon Incit Xpand - marknadens vassaste och mest effektiva fastighets- och ekonomisystem. Vi ger även ut en bokserie om effektiv fastighetsförvaltning, REPAB Fakta.Med mer än 3000 kunder i 8 länder är Aareon Europas ledande samarbetspartner för digitala lösningar inom fastighetsbranschen.

    Presskontakt

    Regina Hammarlund

    Regina Hammarlund

    Presskontakt CMO + 46 70-322 52 00

    Relaterade nyheter